Virtuelle Messen und Events. Blödsinn oder Zukunft?

Geschrieben von Office DCW am in #DigitalMondayBlog

Die Zeitschrift „Die Presse“ hat 2015 mit der „Digitalen Messe“ für Finanzen, Immobilien & Start-Ups, Bildung & Karriere sowie Reisen für Aufsehen gesorgt. Warum? Weil es sich um die ersten komplett virtuellen Messen Österreichs gehandelt hat. Dabei funktionieren digitale Messen im Prinzip wie herkömmliche: Die Besucher melden sich im Vorfeld an und betreten mit ihrem Ticket den Online-Messeplatz, der durch Augmented Reality und Hologramm-Technologie interaktive Online-Messestände, Live Chats und Twitter-Walls entstehen lässt. Die Besucher können aus verschiedenen Angeboten wählen und an Vorträgen teilnehmen, Informationsmaterial sammeln oder mit Ausstellern chatten.

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Claudia Vlach

Schon längst im Portfolio vieler Firmen, vor allem in der IT, sind virtuelle Events wie Webinare und Webcasts, die für Szenarien wie E-Learnings, Online-Analystengespräche, kommerzielle Produkteinführungen (und -erläuterungen) oder Online-Pressekonferenzen eingesetzt werden.

Die Vorteile einer digitalen Veranstaltung?

Veranstalter profitieren durch die Erhöhung der Reichweite, da viele Menschen durch virtuelle Events erreicht werden können, die anderweitig aus Zeit- oder Kostengründen nicht teilgenommen hätten, sodass theoretisch unbegrenzt viele Personen teilnehmen können. Der Aufwand für Anreise und Übernachtung fällt weg. Der Kostenfaktor für Besucher und Aussteller ist überschaubar: komplizierter Aufbau eines Messestands, teurer Druck von Promotion-Material und Einsatz personeller Ressourcen fallen weg. Robustes Event-Einladungsmanagement, interaktive Umfragen und umfassende Auswertungen zu den Teilnehmern erleichtern die Folgeplanung. Auch in Sachen Umweltfreundlichkeit gibt es Pluspunkte. Und nachhaltig wird ein online Event durch ein digital angelegtes Archiv, das der langzeitigen Abrufbarkeit von Informationen dient.

Was natürlich nicht ersetzt werden kann sind das Händeschütteln, das gemütliche Beisammensein nach einem Seminar oder der persönliche Kaffee am Messestand, der bei kompetentem Standpersonal zu direktem Abschluss führen kann.

Web 3.0., Web 2.0. Was ist das?

Virtuelle Events bedienen sich der Web 3.0 oder Web 2.0-Technologie. Web 3.0 steht für das Semantic Web. Der Begriff symbolisiert die Verknüpfung von Inhalten mit Bedeutungen mittels Semantik, wodurch Dinge im Internet automatisch in den passenden Kontext gesetzt werden können. Nach dem Web 2.0, bei dem der Kommunikationskanal für beide Seiten offen ist und die User selbst Inhalte produzieren können, kommt nun also das Web 3.0, in dem diese Inhalte nicht mehr manuell, sondern automatisiert interpretiert und miteinander in Beziehung gesetzt werden.

Zu unterscheiden sind komplett digitale Events oder hybrid Events: reale Events, die allerdings durch die virtuelle Möglichkeit einer Teilnahme eine moderne Ergänzung zum bisherigen Eventgeschehen schaffen. Ein Teilnehmer kann sich via Internet beispielsweise an einem Kongress oder einer Messe anmelden, ohne real anwesend zu sein. Ein reales Event, das einfach nur livegestreamt oder geschaltet wird zählt nicht als hybrides Event, weil keine beidseitige Kommunikation möglich ist.

Webcasts oder Webinare zählen zu den digitalen Events. Im Unterschied zum Webcast auf Abruf, bei dem die Information nur in einer Richtung übertragen wird, ist ein Webinar interaktiv ausgelegt und ermöglicht beidseitige Kommunikation zwischen Vortragendem und Teilnehmern. Ein Webinar ist ein „live“ online Seminar, bei dem die Information innerhalb eines Programms mit einer festgelegten Start- und Endzeit übermittelt wird. In den meisten Fällen werden die mündlichen Erläuterungen des Vortragenden zu dem am Bildschirm Gezeigten via VoIP (Voice over Internet Protocol) übertragen. Das funktioniert in der Regel auch umgekehrt, wenn der Teilnehmer eine Sprechgarnitur oder ein Mikrofon an seinem Computer angeschlossen hat und der Webinar-Moderator ihm Sprechrechte zugeteilt hat. Weitere, typische Interaktionsmöglichkeiten sind das Herunterladen von Dateien, Fragestellungen via Chat oder die Teilnahme an Umfragen.

Wann mache ich einen online und wann einen realen Event?

Die Zielgruppe ist der wichtigste Planungsfaktor jedes Events. Während das Alter der Teilnehmer mit zunehmender Digitalisierung eine immer geringere Rolle spielt, lohnt sich ein virtuelles oder hybrides Event eher für eine global verteilte Zielgruppe als für einen sehr regionalen Markt. Auch sind sie besser für die Vermittlung von Informationen und weiterführendes Networking geeignet, als für Events, die Emotionen erzeugen sollen.

Wenn auch virtuelle Events durch die neue Generation der Smartphone eine größere Rolle spielen werden, werden sie ein reales nicht völlig ersetzen. Gerade im B2B- Bereich, in der Geschäftsentwicklung und Kundenakquise, ist es wichtig, sein Gegenüber einzuschätzen und Unternehmen und Produkt „fühlen, sehen und hören“ zu können, um Vertrauen aufzubauen.

Wahrscheinlich ist, dass in 10 bis 15 Jahren keine Veranstaltung mehr ganz ohne eine digitale Komponente auskommen wird und die Technik sich stärker weiterentwickelt, sodass tatsächliche und virtuelle Realität noch enger miteinander verknüpft und vermischt werden.

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Claudia Vlach ist Gründerin und geschäftsführende Beraterin der Kommunikations- und Marketingagentur Clever & Smart. Die ehemalige EMEA-Chefin von BMC Software und langjährige Pressefrau von Oracle Österreich hat sich auf digitale Kommunikation spezialisiert und betreibt mit ihren MitarbeiterInnen den Marketing- und PR-Blog blabla-deluxe.at.